Bon de commande administratif : comment une mairie peut-elle commander ?

Commander du matériel électoral (comme les enveloppes porteuses pour cartes électorales), des fournitures d’état civil (notamment le livret de famille et son étui pour livret de famille) ou des cadeaux pour fêtes et cérémonies (cadeaux de mariage, naissance, PACS, parrainage civil) implique de respecter la comptabilité publique.

De la demande de devis au règlement de la facture via Chorus Pro, voici la procédure à suivre pour valider vos achats auprès des Éditions Événements et Tendances.

Qu’est-ce qu’un bon de commande administratif pour une collectivité ?

Le bon de commande administratif est un document officiel émis par la collectivité (mairie, EPCI, département). Il formalise la commande publique auprès d’un fournisseur après l’établissement d’un devis préalable.

Est-il obligatoire chez Éditions Événements et Tendances ?

Non, il n’est pas systématiquement obligatoire. Pour engager une commande auprès de nos services, les secrétariats de mairie peuvent également nous retourner :

• Le devis signé avec la mention « Bon pour accord ».
• Le tampon officiel de la mairie et la signature de l’ordonnateur.

Nous ne fixons aucun montant minimum ou maximum pour accepter un mandat administratif.

Les mentions obligatoires du bon de commande administratif

Pour éviter tout blocage lors de la facturation et garantir une livraison rapide, votre bon de commande doit comporter les informations suivantes :

• Le montant TTC exact : il doit être strictement identique au prix figurant sur le devis.
• Le numéro SIRET de la mairie ou de la collectivité.
• Le numéro de service (si votre organisation interne l’exige sur Chorus Pro).
• Le numéro d’engagement comptable (ou numéro de bon de commande).

Conseil aux acheteurs publics : Une erreur sur le numéro d’engagement est la cause principale de rejet d’une facture sur Chorus Pro. Vérifiez toujours la concordance entre le devis validé et le bon émis.

Comment transmettre votre bon de commande administratif ?

Une fois le bon de commande établi et signé par le maire ou le responsable des achats, il doit être transmis à nos équipes pour valider définitivement la commande.

Transmission privilégiée par e-mail

Pour accélérer le traitement et la mise en production de votre commande, la méthode la plus rapide est d’envoyer votre bon de commande scanné ou au format PDF par e-mail à notre adresse de contact ou directement à votre conseiller commercial dédié.

Envoi par courrier postal

L’envoi par voie postale reste possible si les procédures internes de votre commune l’exigent, bien que cette méthode rallonge le délai de prise en charge en raison des acheminements postaux.

En cas de doute sur la réception de votre document, votre secrétariat peut contacter notre équipe commerciale pour confirmer la bonne prise en compte du dossier.

Devis, personnalisation et validation : les étapes de commande

1. Durée de validité du devis

Nos devis sont généralement valables un mois. Cette durée permet aux services municipaux de présenter le projet en commission ou de préparer la validation budgétaire.

2. Validation des produits personnalisés (BAT)

Pour l’impression de vos documents officiels ou la personnalisation par dorure (blason de la commune, texte spécifique) :

• Notre studio graphique établit un Bon À Tirer (BAT).
• Vos services vérifient l’orthographe, le visuel et les attributs de la commune.
• Une fois le BAT validé, la production est lancée.

Attention : en raison des délais de fabrication, aucune modification ne peut être prise en compte une fois le produit entré en atelier.

Règlement par mandat administratif et facturation Chorus Pro

En tant que fournisseur spécialiste des collectivités territoriales depuis plus de 30 ans, nous sommes parfaitement intégrés aux procédures de la comptabilité publique pour simplifier vos démarches.

Paiement après livraison

Conformément aux règles du mandat administratif, la mairie procède au règlement après réception des marchandises. Toutefois, si votre trésorerie ou vos règles internes le prévoient, un paiement anticipé dès l’émission du bon de commande administratif reste tout à fait possible.

Nos modes de règlement acceptés :

• Mandat administratif
• Virement bancaire
• Chèque postal ou bancaire

Dépôt automatique sur Chorus Pro

Pour vous faire gagner un temps précieux, nous prenons directement en charge le dépôt de vos factures dématérialisées sur la plateforme Chorus Pro.

Que faire en cas de rejet sur Chorus Pro ?

Un rejet technique de facture ne nécessite pas de refaire toute la procédure. S’il manque un numéro de service ou si le numéro d’engagement comporte une erreur, notre service administratif prend directement contact avec la mairie pour corriger la saisie et valider le traitement du dossier.

En résumé : le parcours d’achat pour votre mairie

Pour un secrétaire de mairie ou un responsable des achats publics, le processus de commande se résume en 5 étapes simples :